Uten skolesekretæren stopper skolen

 

– Det er ikke krise dersom rektoren blir borte noen dager. Hvis derimot skolesekretæren er fraværende, da blir det krise, sier Berit Aastvedt, skolesekretær ved Varden barneskole i Bergen.

Tekst og foto: VEGARD VELLE

 

Travel, travlere, travlest. Skolesekretærene får lesset på seg stadig flere arbeidsoppgaver. Stillingsprosenten går derimot ikke opp. Heller ned. Og lønnskompensasjon forblir et fremmedord.

– Det heter seg at alt skal bli så mye lettere med datasystemer. Bare tøys og tull. Arbeidsdagen til skolesekretærene er slitsommere enn noensinne, sier Berit Aastvedt, skolesekretær ved Varden barneskole i Bergen.

 

Utakknemlig jobb

Skolesekretæren mener fortsatt arbeidsoppgavene i hovedsak er interessante, men hun varsler om en utvikling som gjør jobben stadig mer utakknemlig.

– Jeg begynte som skolesekretær i 1992. Den gang var det skrivemaskin med kulehode og rettetast. Det var passe travelt og færre elever. Ledende renholder førte vikartimene for renholderne, inspektøren for lærervikarene. Skolefritidsordningen eksisterte ikke.

Regnskapet var enkelt, et skyggeregnskap. Sekretærene førte inntekter og utgifter, og sendte originalfakturaen inn til regnskapskontoret.

Budsjettet mottok skolen hver måned. Økonomikonsulenter i kommunalavdeling/skole tok seg av det meste. De håndterte lønnsutbetalinger, ansettelser og ansiennitets- og lønnsberegninger.

 

Stadig flere oppgaver

Så kom skolestart for seksåringer og senere SFO (skolefritidsordningen). Det ble flere oppgaver. Skolesekretærene gikk på kurs for å lære og legge om til data for alt som hadde med elever, personal, lønn og fravær.

– Nå har jeg sittet med datasystemene i fem år. Og jeg har lært at de medfører så mye plunder at en kan få "makk". Vi jobber med Agresso, Extens og BK-sak. Alle er ganske store systemer. Når jobbstresset topper seg er det ofte nettopp takket være disse.

 

Tungvint og ulogisk

– Extens er både tungvint og lite logisk. Jeg lurer på hvem som finner på disse tussete systemene. Det henger, går tregt og er ulogisk. Vi må sitte med manualer på grunn av stadige endringer.

Hver dag må skolesekretærene inn på Bergen kommunes sider og finne ut om det er noen nye retningslinjer for lønn, fravær eller regnskap.

– Heller ikke bestillingssystemet AGRESSO har jeg særlig mye positivt å si om. Når vi skal bestille varer, går det med mye tid. Vi må handle på nettet, noe som er tidkrevende. Det enkleste er å ringe leverandøren og bestille varene per telefon. Da får vi vite om de har varen eller ikke. Men det får vi ikke lov til, sier Aastvedt.

Er Aastvedt så uheldig at hun får et avvik, det vil si at en vare mangler eller at skolen mottar noe annet enn det den bestilte, da har hun et problem.

– Jeg har brukt opptil tre dager på å finne ut av et avvik på en bestilling.

 

Ikke papirløst samfunn

– Vi har vel aldri vært så langt fra det papirløse samfunnet som nå. I stedet for å sende i internpost eller brevpost, spyr kommunen ut mailer. Vi får så mange e-poster at vi kan sitte en hel dag bare med å videresende, slette, skrive ut og arkivere disse. Vi er alltid på etterskudd med arkiveringen, sier Aastvedt.

Terskelen for å sende mailer er lavere enn for å sende papirpost. I tillegg skal mailene arkiveres på papir. Det har byantikvaren gitt beskjed om. Dermed arkiveres all digital kommunikasjon både i arkivskuffene og i dataarkivet.

– Heller ikke jeg stoler på datamaskinen. Den kan krasje eller kan bli ødelagt i brann. Arkivet er tross alt brannsikkert.

 

Endeløse rapporter

Et annet fenomen som tar mye tid er rapporteringen til kommuneadministrasjonen.

– Vi skal rapportere hva vi gjør, antall elever, antall lærere, antall elever med spesialundervisning, antallet barn i SFO og om planene våre er fulgt.

Stadig oftere krever kommunen at slike forhold blir rapportert.

– Administrasjonen vil stadig sjekke og dobbelsjekke at vi ikke får for mye utbetalt.

 

På toppen av alt annet

Også antallet morsmålselever har økt kraftig. Dermed følger enda mer rapportering og skjemautfylling.

Nasjonale prøver eksisterte heller ikke før. Sekretærene er de som gjerne oppbevarer og gir lærerne og elevene enkeltvis tilgang til disse.

I forbindelse med skolefritidsordningen følger mye merarbeid, for eksempel datatekniske oppgaver, føring av lister, innsamling av foreldrepenger og matpenger og føring av vikarenes lønn og fravær.

Ordningen med Inkluderende arbeidsliv (IA) gir oss så mye å gjøre at vi kunne fylt en hel ekstra stilling med arbeidsoppgaver. Nå kommer arbeidet på toppen av de andre oppgavene.

 

Vaktmestrene forsvunnet

Også vaktmesterstillingen har kommunen fjernet. Skolenes vaktmestere skulle inn i en "pool" og den tidligere vaktmesteren ved Varden barneskolen fikk to ulike arbeidsplasser.

– Det sier seg selv at han ikke rekker alt han gjorde før. Siden da har jeg skiftet sikringer, tørket spy, hentet pakker på posten i alle størrelser, fraktet diverse annet hit og dit, båret inn innkjøpte kontorrekvisita, måttet ta meg av håndverkere og EDB-folk, stått for utleie av skolens lokaler og fakturering av disse og hjulpet til med 17. mai-forberedeleser.

– Jeg ser på det som gratis trening. Hadde jeg ikke tatt det på denne måten, ville jeg blitt bitchy og grinete. Og alt ville blitt forferdelig.

 

Undersak/Rammesak

 

Sparer penger på elevkutt

Skolesekretærene i Bergen er skremt. Siden 2005 har de merkantiles stillingsprosent blitt justert ned når antallet elever i skolen synker.

– Bergen kommune hadde også tidligere den samme ordningen, at skolesekretærenes stillingsprosent ble knyttet til elevantallet. Men for mange år siden gikk de vekk fra den. Skolesekretærens arbeidsoppgaver viste seg ikke å henge så nært sammen med elevtallet. I dag er dette i enda mindre grad tilfelle.

Likevel har kommunen innført en ordning der de merkantiles stillingsprosent synker når antallet elever i skolen synker.

 

Uvitenhet

Skolesekretærene var i første omgang ikke klar over hva som skjedde. Først to år senere tok de kuttene inn over seg.

– Det må være uvitenhet som gjør at de kutter i skolesekretærstillingene hver gang elevantallet går ned. Arbeidsmengden vår endrer seg jo ikke.

– Skal vi vaske?

Dersom antallet elever blir færre, og sekretærstillingen som en følge reduseres, dukker spørsmålet opp om hva sekretæren blir tilbudt å gjøre i de overskytende timene. Kommunen kan jo ikke bare kutte i stillingen.

– Skal vi vaske, skal vi være elevassistenter eller skal vi jobbe i SFO? Folk er skremt. De ser hvor mye de må rekke å gjøre. Og skjønner at oppgavene blir uoverkommelige når stillingsprosenten går ned.

Som regel greier rektorene å finne midler fra andre poster til å opprettholde stillingsprosenten.

Tilbake til